Administratief Projectmedewerker in Rotterdam

Je ondersteunt het projectteam op locatie die werkzaamheden uitvoert voor een onderhoudscontract. Door de dag heen komen er meldingen binnen met taken die uitgevoerd moeten worden op het terrein. Als administratieve ondersteuning is het jouw taak om deze meldingen juist te verwerken in het facility systeem Maximo, zodat de uitvoering aan de slag kan. De registratie dient dusdanig te gebeuren dat Projectleiders ieder moment inzage hebben in de uit te voeren werkzaamheden en de tot nu toe gemaakte uren hiervoor.

Jouw taak ligt in het mogelijk maken van het uitvoeren van de werkzaamheden. Zijn er bijvoorbeeld werkvergunningen nodig, dan vraag je deze aan. Of zijn er onderaannemers of andere leveranciers bij betrokken, dan werk je deze contracten uit. De eerste stappen en voorbereiding voordat ze daadwerkelijk het onderhoud kunnen doen, liggen bij jou. Je ontzorgt de Projectleiders en helpt hen waar nodig op administratief vlak, zoals het juist documenteren van offertes, foto’s en andere benodigde documenten. Zodra de werkzaamheden zijn afgerond meld je dit af in Maximo en zorg je ervoor dat er een juiste financiële afhandeling kan plaatsvinden door de Projectleiders.

Het verzorgen van rapportages van de uitgevoerde werkzaamheden en een dagelijkse update van de voortgang richting de klant behoort ook tot jouw verantwoordelijkheden. Het is dus een veelzijdige administratieve rol, waarin je meerdere ballen hoog dient te houden. Meedenken met het team zijn daarom een must!